Bei der Arbeit im Büro ist es nicht effektiv, auf jede neue E-Mail sofort zu reagieren. Bevor ich meine E-Mails kontrolliere, sollte ich immer erst meine derzeitige Aufgabe abschließen. Sonst muss ich mich immer neu einarbeiten, und das frisst irrsinnig viel Zeit.
Mitarbeiter sollten ihren Posteingang daher entweder immer dann durchgehen, wenn sie gerade eine Aufgabe beendet haben. Oder sie tun das in einem festen zeitlichen Rhythmus, zum Beispiel alle drei bis vier Stunden.
Den Vormittag sollte man möglichst frei von E-Mails halten, denn zu dieser Zeit sind wir am produktivsten und kreativsten. Wer sich von blinkenden Hinweisen auf neue E-Mails ablenken lässt, sollte diese abstellen.
Außerdem empfehle ich das elektronische Postfache in eindeutig bezeichnete Ordner einzuteilen, zum Beispiel für verschieden Kunden. Das erleichtert die Suche nach bearbeiteten Nachrichten. Mails von Kollegen, Vorgesetzen und Auftraggebern sollten nicht durcheinander fliegen.
Zeit sparen kann man beim E-Mail-Verkehr außerdem mit abgespeicherten Signaturen, die automatisch ans Ende der Mail gehängt werden. Bei E-Mails an Kollegen werden keine Höflichkeitsfloskeln ausformuliert, sondern nur das Anliegen genannt. Die kurze Mail ist das digitale Gegenstück zum Notizzettel und kann formlos sein. Wird das im Büro akzeptiert, schreibt man die Bitte oder den Hinweis diskret in die Betreffzeile. Das gilt aber nicht für Mails an Vorgesetzte.
Zum Ende des Arbeitstages sollte man noch einmal kontrollieren, ob alle relevanten Nachrichten bearbeitet wurden. Auf eine Anfrage per E-Mail sollte man innerhalb von 24 Stunden antworten.
Schöne Grüße,
Reginald Müller
coaching & beratung